O termo “Compliance” é algo que vem se popularizando muito, especialmente pelo avanço da gestão dos condomínios nos últimos anos.

Agir com transparência e fazer com que todos envolvidos tenham ciência das ações implementadas, custos, investimentos e lucros, por exemplo, tornou-se característica marcante de uma organização.

A partir disso, surgiu o termo “integridade corporativa”, uma espécie de “ficha limpa”, que tornou-se o pré-requisito para colaboradores, clientes e até consumidores se interessarem por determinada empresa.

Mas e quando esse conceito é aplicado em um condomínio residencial, quais são as particularidades? Continue a leitura deste artigo e saiba o que significa esse termo, como aplicá-lo e quais são seus benefícios!

O que é compliance?

Essa ideia vem do termo “to comply”, que em tradução livre do inglês para o português significa algo como “cumprir uma regra”.

Pois bem, um negócio deve ter regras para funcionar, isso é óbvio, mas nesse caso, o compliance propõe estar de acordo com todas as regras, normas e leis internas de uma instituição, mas também daquelas que prevalecem no país e no exterior.

Nos Estados Unidos, o conceito foi implantado nos anos 1970 visando acabar com o envolvimento de empresas em esquemas de corrupção. Já no Brasil, o termo passou a ser conhecido por volta de 1990, especialmente quando empresas estrangeiras começaram a explorar o mercado nacional.

O compliance em condomínios

O compliance em condomínios segue a mesma lógica apresentada acima, mas como não se trata de um estabelecimento que funciona em cima de lucratividade, é como uma “prestação de contas” e comprovação do cumprimento das regras predeterminadas. Algo parecido com auditoria.

No condomínio, o responsável pela gestão é o síndico ou administrador contratado com o apoio do conselho para zelar pelo patrimônio e representar os interesses dos moradores.

Porém, gerir um condomínio envolve pontos como: administração e alocação de recursos, contratação de empresas para realizar determinados serviços, dentre outros.

Então, o compliance em condomínios existe para assegurar a segurança por meio de documentos como regimento interno, legislação vigente e convenção de condomínio. Ou seja, todo esse conjunto de normas deve ser seguido por todos.

Qual a diferença entre compliance e auditoria?

Muitos síndicos, gerentes e administradores possuem essa dúvida e há quem diga até que os dois conceitos são “a mesma coisa”, mas na verdade eles são diferentes e complementares um ao outro.

O compliance existe para definir e estabelecer o conjunto de regras e normas a serem seguidas por uma instituição levando em consideração seus processos internos e claro, as leis do país.

Já a auditoria fiscaliza se tudo o que foi determinado pelo compliance está sendo cumprido e também identificar pontos que precisam ser otimizados.

De forma resumida, o compliance define como será o processo e a auditoria garante que ele está sendo seguido conforme as regras e leis exigem.

Passo a passo para implementar o compliance em condomínios

Aplicar as regras de compliance em condomínios não é uma tarefa tão fácil assim, pois exige um ótimo planejamento e um bom conhecimento sobre o condomínio em si. Portanto, alguns passos a serem seguidos na implementação são:

Mapeie o condomínio por completo

Nesse caso, mapear significa ter uma visão geral do condomínio e como ela pode ser trabalhada para impactar no micro, como detalhes do dia a dia que fazem a diferença.

Por exemplo, conheça e procure saber sobre o estilo de vida dos moradores nas dependências do condomínio, quais são seus hábitos rotineiros, quais situações precisam ser monitoradas de perto, como melhorá-las e por aí vai.

Assim, você consegue propor regras e normas que prezam pelo bem-estar de todos e corrijam situações vulneráveis.

Invista em comunicação interna

Após definir as regras, é importante repassar as informações para que todos fiquem cientes.

Para tal, distribua na portaria documentos com as normas, sua explicação, detalhamentos junto de uma guia para ser assinada e devolvida pelo condômino.

Assim, é possível evitar ruídos na comunicação todos ficam inteirados do assunto.

Dica bônus: avise o recebimento e cobre a devolução assinada do documento enviando mensagens ou e-mail aos condôminos. Essa é mais uma garantia de que ninguém ficou desinformado.

Faça assembleias para falar das regras

As assembleias no condomínio são perfeitas para comunicar, discutir novas regras e ainda ouvir sugestões focando em melhorias internas.

Além disso, ela pode ser usada para engajar os moradores e estimulá-los não só a entrar em compliance como também repassar aos demais.

Crie um canal de denúncia

Se no passo anterior você viu na teoria a importância de engajar moradores, chegou a hora de ver isso funcionando na prática.

Para “descobrir” infrações, você pode implementar no condomínio um canal de denúncia com o whatsapp ou mesmo e-mail. Assim, os moradores conseguem expor situações que vão contra o compliance.

Mas tenha cuidado! É essencial que o sigilo seja mantido tanto sobre o delator quanto do delatado. Se comprovada a atitude imprópria, o condômino deve ser notificado formal e discretamente.

Crie um forma de fiscalizar

A auditoria complementa o compliance, lembra? Pois bem.

Nesse caso, crie alguma forma de fiscalizar o compliance para ter certeza de que ele está sendo seguido. Câmeras de segurança, reuniões ou mesmo uma equipe são algumas das opções a serem utilizadas.

Vantagens de implementar o compliance em condomínios

Como você conferiu até aqui, o compliance é fundamental para garantir transparência, bem-estar e organização dentro do condomínio, mas quais são os benefícios disso na prática? Veja abaixo!

Gestão transparente

O compliance ajuda a promover uma gestão transparente e eficiente, pois trabalha a partir de regras e metodologias.

Desse modo, você consegue estar mais próximo dos condôminos e dar feedbacks a partir de análises e dados completos.

Proteção aos interesses dos condôminos

O compliance existe para garantir que os interesses e necessidades dos condôminos sejam assegurados, ou seja, os recursos e ações são utilizados para oferecer a melhor experiência possível enquanto forem moradores.

Controle financeiro

O compliance evita que o condomínio seja pego de surpresa em situações emergenciais, evitando gastos sem planejamento que possam ser prejudiciais à saúde financeira.

Em resumo, a gestão é vital e deve ser desenvolvida com muito cuidado! Inclusive, você sabia que é possível administrar com excelência e poucos cliques?

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